Ai时代与机关写作

杨晓洪

我的“机关写作散谈”到①到⑯系列，是从2022年11月到2024年11月陆陆续续完成的，都基于我从事机关写作三十多年来自己的点滴体会。

写这些文字时，我基本上想到哪里写到哪里，没多大系统性。想法很简单：用自己三十年来机关写作的点滴体会，给刚从事机关写作或即将从事机关写作的年轻人以点滴启发。也许，它能否达到这个效果；也许，我的理念都过时了，对于现在的这些意气风发且成长于Ai时代的年轻来说，并没有多大的启发和帮助意义。若如此，那就当记录一下自己的思想吧。

时光转瞬间已飞至Ai时代。

Ai的横空出世，既让人们惊喜，又让人恐慌。之所以惊喜，是因为它可以在某些方面替代人们做很多事情，可以大大减轻人们的工作量而提升我们的效率；之所以恐慌，也是因为“替代”二字，让人们对其防备有加。

从事机关写作的人，对Ai这种又恨又爱，应该体会颇深。领导们经常警告，不努力，你就会被Ai替代云云。似乎Ai从此以后可以包揽机关写作及以外的一切，大家都坐等失业好了。很多从事机关写作的人，也明里暗里在使用Ai，尤其是在这个形式主义官僚主义“高度发达”的今天，Ai也成了对付它们的利器。

这种“爱恨交织”的状态，让人们不得不思考：从事机关写作的人，究竟应该对Ai何种态度？究竟该怎么正确使用Ai？

我手机里，装了DeepSeek、豆包、通义千问、讯飞星火、智谱清言、天工、腾讯元宝、Kimi、苏诺音乐等若干Ai软件。从2024年底开始，我就一直在使用他们。苏诺音乐是一款制作音乐的软件，我用它来为自己的词曲生成伴奏；其他的Ai，基本上局限于文字生成的内容。使用这么多这么久，尚有一定的心得体会。站在机关写作这个角度来看，主要有如下体会：

其一，不必恐慌，正确认识Ai。

就我个人理解，Ai就是一个“帮助”而非“替代”人的效率工具。

至少目前为止，所有的Ai，绝对离不开数据投喂和能量（电力）。芯片固然重要，但如果没有数据投喂，Ai不过一个空壳“智慧体”；没有电力，Ai不过一坨废铁；如果没有网络，Ai就如同没有“血液”的“死人”。在“数据投喂”、“电力”和“网络”三者中，前两者应该是决定性的。

而这两者中，“数据投喂”是最具决定性的一个内容。就像一个人，从婴儿时代到成人，他从小从父母身上学的、从老师身上学的，本质上一切都是“数据投喂”；Ai到目前为止，还没有哪一家公司说它不需要“数据投喂”。

然而，数据从何而来？肯定是从千百年人类活动生产过程中得来的，而且在这个过程中，Ai还必须持续不断吸收一切最新的人类活动和生产的数据，一旦人类的数据投喂“断供”，它就只能不断自己“吃”自己，这个时候，它离“死”也就不远了。

因此，归根到底，Ai的成长决定于“人”的不断进步，而不是反过来。相较于普通人，它的运算速度和逻辑推理能力肯定要强的多，因此能帮助人有效提升工作效率，仅此而已。所以，不必对它恐慌。利用好它，就对了。

其二，热情拥抱，科学使用Ai。

明白了上述道理，我们就真不必为Ai恐慌。热情地拥抱它，正确地使用它，让它科学高效地为机关写作服务，何乐而不为？

就我个人观察，很多人使用Ai，仅停留于“投机取巧”的层面。比如，让它为自己生成一篇文章。但老实讲，你真觉得Ai生成的文章符合你的要求吗？答案基本上是否定的。因为Ai本身仅仅是一个“数据逻辑体”，它对数据的处理能力，肯定超过人千倍万倍，但它至少有一点不如人：它不可能就有人类的高度的能动性。它生成的文章总是看起来中规中矩，但一旦你认真审视，这些文字狗屁都不是，真不如你自己写的符合要求。当然，如果你仅仅是拿来对付形式主义，绰绰有余。

那么，我们究竟该如何正确使用Ai?

我个人是这样使用的，也许正确，也许不正确：

一是用Ai归集和分析数据。比如，你想从公网上收集整理和研究分析某地的经济社会发展数据，你可以发出一个指令：“请从公网抓取某地某年某几个月经济社会发展的相关数据，并进行分析研究，并形成数据翔实、有条有理的分析研究报告”，Ai就会按照你的要求，对相关数据进行抓取、汇总、研究分析，在一两分钟之内形成一个基本符合你需要的报告。这样，你只需要一个有效的指令，Ai就能从抓取、归集、分析研究、形成报告做好“一条龙”服务。显然，纯粹的人工，是不可能有如此高效的。

二是用Ai检查和修正错误。比如，你的一篇文字形成了，但你总觉得可能有些肉眼不一定看得到的错误，纯粹的人工又太费时且不一定检查得出来。这时候，你只需要发出“请帮我把这篇文章检查一遍，查找出并修改存在的重要提法、名词术语、文字、标点、语法等错误”，且特别强调“只修正错误，不得更改文章结构”，并把你形成的文字输入进去，Ai就会快速地按照你的要求完成相关任务。

三是用Ai制定工作（活动）方案。比如，领导交代你某一个活动的时间，地点，人员等基本要素，要你结合实际做一个活动方案。你完全可以把上述要素、本单位以前类似的方案以及你自己认为的注意事项等输入进Ai，让它为你形成若干套方案备选。一般来讲，只要你的指令足够详细具体，Ai都能生成比较科学的方案。你可以在几套按备选方案中，选取比较符合实际的方案进行整合就行了。

其三，规避风险，安全使用Ai。

目前，在党政机关，Ai还没有形成普遍性的本地化部署，很多大多数时间，我们在公网上使用Ai，这就不可避免地存在“数据裸奔”的问题。我们使用Ai时，你发的每一个指令、每一篇文章，都有可能泄露某地某单位的工作秘密乃至国家秘密。对Ai依赖度越高，失密泄密风险越大。因此，在使用Ai为我们提供高效服务时，一定要充分评估我们给Ai投喂的数据是否存在不安全的问题。没有把握，宁愿自己辛苦一点，也不能直接使用Ai。