被人民银行总行在《金融档案工作》创刊号上加编者按的一篇论文

任逍遥

上面这篇文章曾在《湖北档案》杂志（总第49期）“问题探讨”栏目上刊发过

中国人民总行主编的《金融档案工作》创刊号加编者按发表了我的档案工作研究论文

　　

试论档案的价值和开发利用的途径

胡 德 声

编者按:本文作者胡德声是一位基层行的副行长，他分管档案工作，不仅热心支持挡案部门的工作，而且带头钻研档案业务，当他听到我刊创刊的消息后，立即寄来了他亲自撰写的关于档案工作的理论探讨文章。我们衷心感谢胡行长对档案工作的支持，同时也热忱欢迎所有关心、支持挡案工作的行长、经理、办公室主任为我们的刊物撰稿。对做好金融系统的档案工作给予有益的指导。

新时期，党中央明确提出了“以经济建设为中心。并把经济建设真正转到依靠科技进步和提高劳动者素质的轨道上来”的战略思想，这给挡案工作提出了新的任务--建立档案信息资源的开发利用的运行机制、以及与国民经济，社会发展协调有序的、门类齐全结构合理、管理科学、服务高效的挡案管理新格局。机关挡案是档案体系中的一个重要组成部分，随着大规模的达标升级活动的开展，挡案工作的基本条件和基础工作有了很大的改观，开始由“贫困型”向型”过渡，由过去的“封闭保管型”向“开放利用”转轨，从“静态”向“动态”变迁，从"被动服务”问主动服务”转化，从“公益型”向“效益型”发展，已经基本具备了智囊团”和”参谋机构”的特点。但特别应当强调的是：在改革开放的新形势下，银行综合档案室不应只是传统意识上的文件资料仓库，而应是贮藏丰富的信息资料，为各级各类决策提供科学依据的重要部门。笔者认为，挡案达标升级以后的工作重点是搞好档案信息资源开发，加强调研和利用工作。必须以现有的档案资料为基础，以各级各类档案室为主体，狠抓科学化、规范化、标准化管理，为经济建设提供有效服务，并把它逐步转移到以依靠科技进步和提高档案干部素质为主的轨道上来，开发利用挡案资源，使档案中潜在的生产力尽快地转化为现实的生产力，并以此为契机，启动档案开发的深加工工作，增强超前服务、系统服务的能力。以发挥档案工作的智囊功能。本文拟就这一问题，谈谈自己的看法。

一、档案的价值和价值特征。

档案同图书、资料、情报一样。具有重要的信息价值，因为档案是人类历史活动的记录，蕴蓄着无数的科学技术，是物化了的生产力。有效地开发这一宝藏，并渗透到生产力的三个要素--劳动者、劳动于段、劳动对象之中，使潜在的生产力转化为现实的生产力，使生产力以算术增值，甚至以几何增值的态势发展，从而创造出更大的经济效益和社会效益。

重要的档案资料是以人们从事物质资料生产过程中的半成品或中继产品，它是知识形态的生产力，具有潜在的使用价值。档案的使用价值表现在:一方面是社会使用价值;另一方面，是经济使用价值，特别是科技成果档案作用于经济活动，其效果十分明显，我们称之为显性地的经济使用价值，而文书挡案等，必须通过对上层建筑和生产关系的影响，间接地作用于经济活动，其效益能见度差，计量也较困难，且大多数表现为“影子效益”---可称为隐性的经济使用价值，所以档案具有独特属性和固有特征:

1.档案价值具有记录内容的真实性和载体性能的原始性，因此档案的价值突出地表现在它的真实性及其依据和凭证作用。

2.档案价值具有内向性。现行的档案一般是以机关、单位和个人定向形成积累和管理的，因而决定了档案是一种内部信息，首先为本机关、本单位和档案所有者服务。

3.档案价值具有连续性。由于档案的形成和来源是连续不断的，所以档案价值也具有这一属性。

4.档案价值具有多元性。在功能上，它的用途是多方面的。在服务对象上，档案不仅对档案形成者有查考利用价值，而且可以供社会多方面查阅利用。

5. 档案价值的被动性。沉睡在档案室的档案如同矿产、水利资源一样，在开发利用之前，是一种潜在的价值，不具有直接的使用价值，要通过开发利用，才能使潜在的价值转化为直接的可使用的价值。只有使挡案的价值以潜在的形式转化为现实形式后，档案的作用才能实现其效益。也就是说必须由档案部门与社会利用者两方面结合，才能实现档案的价值，发挥其作用。

二.档案信息的地位作用和开发途径

江泽民同志说:“如今是信息社会，档案是重要的信息资源”。

从人类历史发展来看，在生产、分配、交换、消费等方面，信息起着纽带和桥梁作用。因此可以说，一切人类活动，特别是经济管理活动中，都有信息在直接或间接地起作用。档案事业是信息事业，投入是一次性的有限的，而受益是长期的，无限的。

系统、科学的档案信息，是行政科学决策的基础，整个行政管理过程都是对信息的处理过程，整个行政管理活动是由决策、执行、控制这三个基本环节组成的。而每个环节都离不开对信息的处理。

综上所述，档案部门在新时期商品经济条件下，已经成为行政决策的“智囊团”和经营管理的“参谋机构。因而档案工作的指导思想，必须紧紧围绕经济建设这个大局，进一步提高档案工作的水平，搞好档案的收集、整理、保管和开发利用。必须从经济建设大处首眼，摸准挡案事业在整个建设格局中位置，突出工作重点，扎扎实实地搞好档案开发利用的深加工工作，形成以依靠科技进步和提高全员素质来发展档案事业的运行机制，时刻注意收集信息，进行处理加工，及时公布、传递交流，建立信息流通管理体系，

在开发档案信息的问题上，首先要弄清这样一个基本观点:档案与档案信息是既有联系又有区别的两个概念，档案是信息的载体，是一种信息源。档案主要是按来源原则进行整理。开发信息要突出原来的分类体系，按信息的形式和传递规律，及时，准确地收集和整理信息。档案是信息的主要来源，但必须加上外部信息，才能组成信息整体。其次，在方法上，要将宝贵的信息资源转化为推动社会主义建设的生产力，一个重要的途径就是通过朱档案人员的共同努力和大量的艰苦劳动，将档案中蕴藏的有效信息开发出来，使案的信息作用得到有效利用。通过开展档案信息的收集、整理、储存、检索、传输等工作，发挥档案的整体功能，这里需要阐述的另一个问题就是档案信息的加工、筛选、汇编、传递的具体程序：

(一)信息源的收集。要开发档案信息，首先要增加挡案信息的存贮量，实行综合管理，扩大接收门类，收集不同载体的档案。

(二)信息的分类和整理。要将档案和图书进行著录和标引，通过编研进行信息整理。

(三)信息的存储和检索。要在人工检索的同时，开发计算机检索系统，建立多种、配套、科学的信息检索工具，给信息库打好信息存储的基础。

(四)信息的输出、传递、反馈。档案信息的输出和利用，是开发档案信息的目的，除传统的查询、借阅方式外，还可采用超前性传递、跟踪性传递、咨询性传递、新闻性传递等方式。具体来讲，要做好以下日常工作:

1.立足室藏档案，积极提供利用。如通过阅览、编印和开发档案史料，解答咨询、开放展览等，充分发挥多种检索工具的作用，通过复印、复制，提供最佳服务。

2.注意收集信息反馈，做好利用登记工作，多方了解利用需求，建立利用信息反馈制度。

3.走出档案室，开展横向联系。要建立起有机的信息交流网，互通信息，取长补短，采用共同协助、合作分工的方式，编写综合性的材料汇编，生产社会需要的“适销对路产品”。

4.开展多种形式宣传。例如期刊、墙报等、通过服务咨询窗口，展示信息内容。

5.根据利用者的不同层次和档案材料的不同载体形式，多种形式地编写专题汇编。专题汇编是档案原件的载剪、归纳、组合的再体现，可采用:A图表型:即以曲线图和表格的形式反映;B简介型:即对挡案材料中有关项目及其性能、特点简要介绍;C文摘型:即以简要的文字，摘录有关材料的重要内容; D目录型:即把有关信息经过加整理著录公布。

6.加强对档案人员素质的培养提高。档案人员除应具备的文化修养、专业知识外，还应具备以下能力:A主动服务能力。首先要对银行经营程序了如指掌，对室藏资料如数家珍，变“坐等上门”为“主动出击”。B公关能力。经济体制改革后，档案管理由“封闭型”转向“开放型”。建立良好关系是搞好横向联系、支持合作的前提。C宣传鼓动能力。档案人员要做到能说、能写、能画、能演。只有这样、档案工作才能适应新形势的发展。

三、开拓服务领域、实现档案的真正价值、

邓小平同志为档案工作题词为:“开发信息资源、服务四化建设”。档案服务，就总体而言，就是要为经济建设服务，为社会发展服务，为改革开放服务。为领导决策服务，为科技开发服务。

为了开拓档案服务的新领域，扩大服务范围，增强档案的工作活力，档案工作必须面向社会，即把档资工作放在社会大环境中去，自觉的与社会联系，使之渗透到社会的各个领域，为社会各方面提供全面系统、准确的档案信息服务。

档案工作如何面向社会、服务社会呢?我认为:

第一、要依靠社会力量。档案工作涉及到社会各行各业、各个方面，大至国家集体，小到家庭个人,都与档案工作发生着联系，随着社会的发展进步，这种联系将会显得更加密切。

第二、要开辟社会渠道。利用各种社会渠道，增加社会各方面的交往和联系，是使档案工作面向社会、服务社会的有效途径。

第三、要参与社会活动。档案工作统一于人类社会这个大系统之中，是人类社会活动的一部分，如果离开了社会活动，就不可能生存和发展。比如，在社会实践中，参与领导决策活动，发挥参谋作用，参与企业经营管理活动，发挥依据作用。参与处理社会纠纷活动，发挥凭证作用。参与综合治理活动，发挥工具作用。参与思想工作，发挥教材作用等，从而发挥档案的整体功能。

第四，要利用社会信息。社会信息是客观世界中各种事物的状态和特征的反映。档案工作作为信息系统的组成部分，要广泛获取社会各种信息，以增强档案工作的针对性、主动性和有效性。要针对社会需要，实现各种职能、各种门类和各种载体档案的综合管理。在服务对象上，要进一步向多层次、多方面发展。要有一点“推销员”的精神，为档案找利用者，增设档案情报服务项目。开展“对口服务”、“定题服务”，有目的、有针对性地为利用者代查、代找、代编、代译、代印有关档案资料，刺激档案需求。挖据利用潜力，变死档案为活资源，实现档案财富的真正价值。

（责任编辑 周文钊)

上图: 中国工商银行长阳土家族自治县支行，档案管理升省一级验收时，省、市、县档案局领导，省、市工行领导，县政府有关部门领导合影。