管理沟通技巧--违纪警告的沟通

Bessy

　　大家好！本周二下午茶又与大家见面了，本期话题是沟通违纪警告的技巧，对于那些处于试用期之外的员工（如果你的公司有试用期这一制度），在解雇之前为他们在公司的表现和相关的违规行为实施违纪警告有利于企业获得最大利益。你的公司可能会设定一个事出有因的标准来判断解雇员工的决定是否合理。正如许多法官和仲裁人会告诉你的一样，如果不把这些标准书面写下来，那么它就永远不可能施行。

实施处分有两种形式：第一，你可以起草一份书面警告，与员工面对面交谈，把警告发给他们，并和他们一起讨论。第二，你和员工面对面交谈，提出你要给他书面警告并确保他不会有任何异议。谈谈你的观点，然后听听他的理由，最后再决定对他实施书面警告是否合理。

这两种方法都是有效的，但如果可能的话，我更提倡第二种。因为这可以体现出你是一个不会在没有听取员工解释之前就匆忙作出决断的明智老板。更重要的是，即使最后的结局还是要给出书面警告，但通过给员工自我辩护的机会，会体现出企业对员工的尊重。在实施处分之前听听员工的意见还有另外一个好处，那就是可以把你觉得有必要将员工提供的一些信息写进警告中，譬如你可以这样写道：

当我问你为什么觉得有必要去……你说……把员工反馈的信息融入到那些书面警告中，这个巧妙的方法本身就可以证明你是一名会在得出结论前将问题调查清楚的明智上司。同时假设员工对他的行为没有作出合理的解释，那么你更可以坚定你写警告的决定了。是不是有时候也可以在没有得到员工的反馈信息就起草并实施警告处分呢？当然可以，如果你有一个不究过失的缺勤政策。比如，一旦你的员工有几次无故缺勤的记录(不管是什么原因)他都会受到警告。此时,根据你之前的谈话内容实施处分将会是合理的。举个例子来说，如果这是第五次无故缺勤（无论出于何种理由），你们公司的政策表明这个时候你应该对他发出第一份书面警告，那么在开会的过程中给予这个处分是合理的。但是总的来说，这应该算是例外而不能算是规则。

当你不得不实施警告，同时又想听听员工想法的时候，你可以这样开始

解决方案

》》汉娜，我叫你来开会，是想和你一起讨论一个我很在意并且十分重视的问题。事先说明,在我作出决定之前,我想听听你的解释。但是，除非我能得到一个令我信服的说法，不然你将很有可能受到处分，更可能是以书面警告的形式。

对待书面警告的处分应该谨慎。如果这是第一次工作表现相关的违纪行为，那么收到一个书面警告应该是没什么大不了的；然而，如果是多次违纪或者情节严重的，那么你将会面临停职甚至是被立即解雇的危险。所以，如果你们公司可能把解雇员工作为严厉的处罚，请不要轻易地接受什么书面警

告。

这是我所听到的一件事:我们的财务主管——丹尼斯·史密斯告诉我,一天早上,你怒气冲冲地闯进他的办公室,生气地拍着他的桌子并指责他的粗心和无能。而当时发生的一切都被公司资深的财务分析师杰米·李看得一清二楚。显然，你的这种行为给史密斯带来了很大的困扰，不管是什么性质的公事，如此鲁莽的行为都是十分不恰当的。

首先，一旦发现这些问题，你应该立即告诉我,这样当财务部门相关人士问起来时，我也不至于无言以对，其次，我需要听听你的理由从而判定你的指责是否合理,并且我想知道，是否你意识到自己的行为举止有不妥之处。请你现在告诉我你对这件事的看法和意见。

这是一个可以公正客观地阐明你的观点的直接方案。这里可以找出整件事情的参与者与目击者。假设汉娜没有什么想辩解时，你可以这样起草书面处分警告：

◆◆当我问你是否的确生气地拍着财务经理丹尼斯·史密斯的桌子并且指责他的粗心和无能时,你解释说当时你不够冷静并想为当时的行为道歉。虽然你的懊悔和坚决道歉的态度是正确和值得鼓励的,然而你的行为已经违反了我们公司友善交谈、在工作场所互相尊重的规定。如果你再次对你的上司、同事,或者是公司的客户大吼大叫;如果你厌恶地甩门或者在宴会上大声嚷嚷;如果你在从事工作时让其他人感受到威胁、高傲或者是无理的话,你都会因为这些而被立即解雇。

看看到底该如何实施这些步骤呢？首先你们的交谈给了员工申辩的机会，也就是说，听听她的说法。接下来你可以把她的解释写进书面警告里，这样在处分出来之前可以听到双方的意见，并且可以阐明如果员工再次违纪时的后果会是什么。简洁明了、切中要点，你和员工的谈话有助于你更好地起草书面警告。

本文转自保罗法尔科内的《高难度谈话》