做好普查服务项目的思考

东吴书生

　　大型普查项目是承接政务服务项目的咨询公司必争的业务，相对于常规项目，全国性普查项目具有预算充足有保障，利润相对较高的特点。但随着经济社会的发展，技术手段的进步，国家对普查数据质量的要求越来越高，承接项目的第三方机构在人员保障、组织管理和成本控制上的压力也越来越大，尤其在当下经济下行的大环境背景下，普查项目预算整体压缩，任务要求增加，交付成本增加，这就给三方公司的项目管理能力带来了极大的挑战，稍有失误就会造成管理和成本失控，使得看似利润可观的项目实际不挣钱，甚至亏本的案例也是不少见的。如何做才是最佳方案？在我看来其实没有标准答案，这是一个考验三方公司组织智慧的问题，但既然问题抛出来了，就先谈一些个人的粗浅思考，与各位分享。

　　一、交付规划和准备

　　谋定而后行。大型普查项目的交付管理需要提前做好系统规划和准备。首先要确定交付管理方案，明确组织架构，这些将直接影响具体项目的实施准备，需要充分谋划，及早确定。其次制定项目实施方案，需要考虑具体项目需求，明确项目负责人（项目经理），对具体项目的交付直接责任，明确项目交付团队人员构成、来源和工作开展方式。在以上两项工作完成后，对项目交付成本进行预算，充分考虑项目实施各阶段的所有支出项目，并对具体所需费用进行测算，论证定稿后据此执行，项目负责人（项目经理）应为具体所负责项目预算的主要发起人，并对预算的执行和过程成本管控负责。

普查项目具有明确的时间节点，在实施阶段往往是工作节奏快、任务负荷重，项目负责人（项目经理）在调动整个项目组成员的积极性，统筹普查工作安排，上传下达，物资申请与分配，日常工作汇报等各方面起着至关重要的作用，因此需要在项目预算阶段考虑进去项目的激励机制，该项预算应由项目管理的上一级主管发起，获得批准确定后添加到具体项目预算中，并明确通知项目负责人（项目经理）及项目组成员，宣贯相对应的考核办法发放时间。项目组全员自项目实施前就应明确知晓项目交付要求、成本控制目标与个人绩效的关系，激发项目团队为同一个目标形成自发的合力。

　　二、项目人员和团队

　　一个人可能走的更快，但一群人才能走的更远。没有合适的人员和给力的团队去落实执行，再好的方案也是摆设，人的因素是做好项目的关键。

普查项目的人员选聘和团队组建应当早谋划、早培训，并且要制定选聘方案和应急预案。项目团队核心人员，尤其是驻场负责人（项目经理）应具备相应管理经验，沟通协调能力强，管得了人，安排得了事。项目正式实施前应留出时间选择合适区域进行“试点”，首选项目管理团队先进行“实训”，在实操中检验培训效果，找出业务短板并及时补齐。

如果人员选聘、团队组建时间仓促，则会造成培训时间不足，团队成员指标概念掌握不扎实，出现边做边学的问题，影响整体工作效率，任务不能及时完成，团队就需要天天加班弥补，情况持续则致使团队很快陷入疲劳状态，如不能及时整顿就很容易陷入恶性循环，造成项目管理混乱失控。

　　三、实施计划和执行

　　凡事预则立，不预则废。普查项目提前制定实施计划是十分必要的，有人会认为普查项目按照国家方案做，还要做什么计划？普查国家方案是总的规范性要求，阐明普查目的、范围、流程步骤、完成的时间节点及技术指标等内容。实施计划则是针对具体项目每一阶段工作任务的细化、量化，具体解决如何完成任务，每天需要完成多少任务量，以及涉及到的人员、物资调度，培训，工作量统计，数据审核，进度、质量把控等等。

制定和分解工作计划是对普查任务的统筹规划，最关键的还是计划的执行，没有高效的执行落地，再详细的计划也只是废纸一张，而执行力是做好普查项目的最大考验。

那么，怎样提高团队执行力？

首先通过宣贯使得团队上下一致理解目标要求，做到思想认知一致、行动步调一致，团队要形成一个共识：决议必须不打折扣的执行，每个人心中都要拉紧一根弦，始终提醒自己要按统一要求做，而不是按个人想法做，有不同的意见，可以向上提出，充分沟通，但不能在统一要求未改变的情况下，自作主张，各自为政。

提高执行力还要有时间观念，要高度自律，当日的任务目标一定要完成，完不成要找出原因，是目标设定问题还是哪一环节存在不足，解决了问题才能保证后续目标完成不受影响，否则问题继续积累，就会使计划失去意义，造成管理失控。

提高执行力还要求有认真负责的工作态度，刻苦钻研业务知识，掌握概念，把握要求。不求甚解，模棱两可，不可能有好的执行力，也是做不好工作的。

　　四、做好沟通与反馈

　　沟通在普查项目交付全流程中非常重要。沟通不充分在项目的执行过程中就会出现这样或那样的问题。可以通过项目会议、例会、小组讨论等方式统一认识和要求，通过日报、项目晨会等对当天、前一天工作完成情况进行复盘，对存在的问题及时研究制定纠正和预防措施，不断改进，形成“PDCA”循环改进机制，不断提升团队整体执行力，而伴随而至的也必然是工作质量的持续提升。

普查工作千头百绪，实际执行过程难免会遇到这样或那样的问题，作为交付管理者，尤其是项目负责人（项目经理）此时需要冷静下来，理清一下思绪，把存在的问题在纸面上列出来，归类，找出关联性，研究对策，并及时主动向上汇报，寻求协助，完善解决方案，集中火力解决掉问题，并落实改进措施，举一反三，防止类似问题再次发生。