与朋友聊开会

老九

@someone：

一个担当一定职责的员工，都有不少会议要开，比如讨论会、评审会、报告会、汇报会、座谈会等等。有些会自己是参加者，这样的会只带耳朵听，必要时用笔作记录，在需要时适时发言即可；有些会自己是主持者，除了会议参加者的身份外，还要主持会议，把持会议的进程，使会议开出预期的结果；有些会议自己既是组织者又是主持者，除了参加会议并主持会议外，还要在会前做好准备工作，包括确定会议的议题和上会的文件材料，安排会议的议程，指定专人负责与会代表的后勤保障等。下面根据多年的经历，谈一下个人对开会的体会。

一、先说参加会议。最简单的参会是不需要发言的听“会”，这样的会只要用心听即可，此类会有总结会、汇报会、传达会、报告会等等。还有一类会是需要发言的，比如讨论会、评审会、座谈会等等。下面的内容针对的是自己要动嘴说话的会。

1）参加讨论会：主要有两种会，即方案讨论会（规划、计划可以看作是工作方案）或者问题分析会，按照会议的议题，发表自己中肯的意见，或者提出议题所涉及问题的解决方案。在讨论过程中，要倾听别人的发言，切不可在没有明白别人意思的情况下自说自话，更不可抢别人的话语，做到尊重别人，坦诚布公交流彼此意见，现就如何参加这两种会分别叙述。

a）参加方案讨论会：要根据任务目标和技术要求，提出合理可行的方案，或者对别人的方案提出修改完善建议，这时的发言要把方案的思路、能达到的目标和可能存在的风险及其规避措施等事项讲清楚。在讨论自己提出的方案时，如果别人提出的意见更合理可行则采纳；如果别人提意见的不合理则要用事实和道理，说明为什么不采纳，避免意见不一而无谓争论。

b）参加问题分析会，工作中出现了比较严重的问题，一般要开问题分析会，至于采取何种会议形式，各单位有所不同，但本质上是对问题进行分析，研究问题的解决方案。这种会议由于涉及到问责，因此很容易发生争论。参加此种会议就要掌握包括数据图表在内的事实真相，进行机理分析，找出存在问题的原因，据此提出解决问题的措施。如果是技术上的问题，就要从技术上提出整改措施；如果是管理上的问题，就要在规章制度上完善相关规定。在问题分析会上的发言，要始终围绕着解决问题而展开，分析问题的实质，提出可行的解决措施，追责时要避免使用过激的言论。

2）参加评审会：一般分两种情况，即自己被评审或者自己作为专家参与评审。评审会一般是程序过程的必须审查，需要有确定性结论。因此为了获得确定性结论，必须为评审会做好充分的准备，切不可仓促上阵，临时抱佛脚。无论是被评审者还是评审者，出言要有理有据，简明扼要，切中关键点，避免长篇大论。评审会是人们经常参加的会议，掌握参加评审会的技能，是有助于项目顺利通过评审的，现就评审会如何参加叙述如下。

a）作为代表被评审：除了充分准备评审文件外，还要用心做好上会的各种文件（包括PPT），准备好事实和数据（如试验报告、检测报告等）。评审会上向专家陈述的内容要条理清楚地讲到位，还要打起十二分精神倾听专家意见，认真、准确、简明回答专家所提的问题，并消除专家所提问题的外溢疑惑。回答问题时要心平气和，语气坚定不含糊，此时讲话特别要注重事实，注意逻辑，不留漏洞；对自己确实搞错了的问题，先要肯定专家的意见是正确的，然后再说自己怎样修改，提出自己下一步改正想法，以取得专家的谅解。特别注意的是，面对专家的问题切不可强词争辩，更不要认为专家是刁难而出言不逊。有的时候专家提的问题，一部分是对的，一部分是疑问，这个时候首先肯定正确的部分，然后就有疑问的部分作出解释。还有的时候专家提出的问题，自己确实不知道如何回答，此时千万不要模棱两可地解释，而是要告诉专家说，自己还要进行探讨以得到结论，再在会后回答。在整个评审过程中的发言要言简意赅，干净利落，不拖泥带水。

b）作为专家参与评审：首先要通过评审文件和评审会议上的汇报，了解当次会议的评审内容，包括任务目标、任务内容、技术要求和验证情况等等，核对这些内容是否满足合同的规定，核实上会文件是否符合有关要求，查看检测报告的结果及其真实性，查看交付清单是否完备，查验过程是否合规合法，查看有没有遗留问题，并对有疑问事项提出意见，最后评估合同的完成情况，并予以评价。作为专家的发言要根据合同，实事求是，尽量用别人听得懂的语言陈述自己的意见，并指导尚存在问题的整改。

3）参加座谈会：一般根据会议内容进行发言，比如谈感想谈体会等等，这样的发言只要不离题且有逻辑即可，不必说与座谈内容不相关的话，要留时间给别人。参加座谈会有话就短说，无话可不说，不要没话找话说，就这么简单。

二、再说主持会议。主持会议与参加会议的角色是不一样的，一个会议开得是否成功，主持人起着关键性作用。主持人为了使开会取得预期的结果，需要做好充分的准备。首先要确定会议目标，其次要确定会议的内容，第三要确定会议的议程，最后要检查会议的文件是否准备好了。一般，会议要有一个开场白，主持人要简单介绍一下参加会议的重要来宾，然后介绍会议的目的、目标、内容和会程安排，最后再说些客套话。有时候会议主持人会作一个主旨发言，这是会前准备的。在会议结束时，主持人要把会议纪要拿出来，给与会代表讨论，必要时还有文件附件也要讨论通过。主持人要掌控会议的进程，对拖沓的发言要客气的提醒；对争议的话题要引导讨论向预期结果靠近。顺便讲一下如何做好专家评审组的组长，专家评审组长要主持专家评审，并对当次的评审负责，一些大的项目甚至涉及到国家利益，因此必须要公平公正，排除可能的干扰。作为评审组长发言要谨慎，避免对其他专家进行意念引导，可以让其他专家先发言，然后自己再发言，最后组织专家写出评审意见，决定自己是否签署评审意见，如果达不到评审条件，就不能顺便签署，这时要说明为什么不能签署，及其后续如果签署所具备的条件，可要求被评审者会后采取措施，以解决遗留问题。

开好会是一个人能力的表现，也是让别人知道自己能力的一次展现机会，于己于公都有好处。在工作中抓住这样的机会，有益于个人职业发展前景，也有利于供职单位的效益，如何开好会发好言，会给自己的工作带来意想不到的效果。

注：本文由三年前与朋友微信聊天修改而成。