四、解读数据可靠性（Data Integrity）的ALCOA原则之四“O”

Hongyang

Original数据原始一致：

ALCOA的“O”是指第一次记/存下来的数据或信息，包括后续经处理产生的报告或结果。“O”确保数据本身的时效性， 即数据本身一旦被记录下来就必须保证随时间的推移，即便被改变，原始的数据仍然是始终可读的。如果以前的数据需要被修改（比方书写错误），也要保证数据被修改后其之前的数据仍然可读。这也是“L”的要求。总之“O”要求数据始终保持其原始的状态并持久可读。

保持数据的原始状态可读是公司出问题最多的地方之一。主要原因是保持数据的原始状态没有充分或有效的技术保障手段，几乎全是靠执行公司的操作规程来实现。通常的手段有:及时审核原始数据，确保其第一次就被记录在正式的记录中；建立操作规程增加篡改或删除记录的难度，使增加、删除或更改数据很难或不可能。必须要进行增加、更改、删除等操作时，这些增加、删除或更改的操作须被授权并通过有效的良好的文件记录规范或审计追踪来记录。以上的手段适用于纸质或电子数据。而对于电子数据，其数据审核应确保除了审核其打印件之外，还要审核电子的原始数据及其元数据。仅仅审核电子数据的打印件可能不能发现隐含的数据问题，例如前面在“Attribute”中提到的电子签名的审核。

如果说ALCOA的“O”是指第一次记或写下来的信息，那么就不难理解先把数据写在小纸条上，再誊写到正式的记录中的做法是违背CGMP规定的。 同理把计算机生成的电子数据先存在U盘上，然后再建立正式的记录也是不允许的。 美国FDA发布的关于数据可靠性的指南1中也明确阐明了这两点。 值得一提的是关于誊写记录在2010版中国GMP中有明确的规定：药品生产质量管理规范（2010年修订）第一百六十一条 “……记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存”。个人理解这里的“誊写”并不是指只先把数据记在纸条上，然后再转抄到正式记录中；而是指“如需”重新誊写的特殊情况下。这个“如需”一定是经过评估，必须要“重新誊写”。这种情况则要建立规程，严格按操作规程执行。并且原记录必须与誊写的记录一起保存。

数据的备份和归档必须确保数据的原始状态。数据的备份主要是指计算机化系统所产生的电子数据的备份。其做法通常是把一个系统产生的数据用经过验证的软件程序将数据及其相应的元数据传输到另一个远程的存储的地方，形成一个所谓的“正确副本（true copy）”。 其目的是为了灾难恢复，即本地计算机化系统发生不测时，可以将备份的数据恢复出来。电子数据备份的频率应依据风险管理的原则制定。目前某些先进的设备甚至可以实现实时同步备份。备份的数据本质上是临时存储于另一个地点，而且随着不断的备份也会被不断地覆盖重写。因此不可以用备份的数据代替数据的归档。

归档是数据生命周期中的一个重要环节。纸质数据的归档就是通常意义上的将纸质文件编制检索目录，存放到符合要求的档案室里，确保文件可以被重新调取。电子数据的归档除了编目检索之外，还有其特殊要求。首先，电子数据归档后所有的归档数据都是处于“只读”状态。任何人，包括系统管理人员，都不可能再对数据进行任何操作。这需要通过IT的技术手段来实现。其次是管理或存储已经归档数据的计算机化系统（包括硬件、软件）需要依照计算机化系统的生命周期进行维护，包括保持存储介质可读，保持系统软件的更新换代，甚至包括硬件配置及接口的匹配等等。此外，归档与备份不同：备份是将原始数据建立一个正确副本保存于另一个安全的地点，其原始数据仍处在活动状态，可以对数据进行正常操作。归档后的数据，其原始数据不再处于活动状态，不可以再对之进行任何操作（除了读取数据）。

数据归档中遇到的一个常见的问题是“可否用纸质数据的扫描件代替其原始的纸质记录进行保存”。关于这个问题笔者问过美国FDA数据可靠性指南1的作者。也查看了的MHRA的最新更新的GxP数据可靠性的指南3的解释。令人高兴的是两者的答复都是肯定的，即纸质文件的电子扫描件可以代替其原始记录被“保存（retain）”，前提是这个扫描件被正式确证为“正确副本（TRUE copy）”，即这个“确证”过程是按照批准的操作规程进行，且这个扫描件的正确副本保留了其原始数据的完整信息。此外这个被生成的电子扫描件必须保证在将来不可以再被进行任何更改。 可惜的是无论美国FDA还是英国MHRA的指南都没有明确表示，形成扫描件后的原始纸质记录是否可以被销毁。MHRA的指南说：“公司要自己‘考虑’销毁原始记录的风险（Companies should consider any risk associated with the destruction of original records）”3。

另一个需要注意的地方是数据转移（data transfer）。是指将数据及其相应元数据从一种存储介质转移到另一种存储介质或从一个计算机化系统转存到另一个计算机化系统的过程。 比如将存储于磁带上的数据存储到服务器上，再比如将单机版HPLC测试的结果转存到服务器上。这些操作不改变数据的格式。还有一个操作是数据迁移（data migration），是指把数据的原有格式改变使其可以在另一个计算机化系统中被读取。 比如DocNAV 是一个计算机化文件管理系统，DocStore是另一个计算机化文件管理系统。如果一个公司正在使用DocNAV，但公司决定换用DocStore来管理文件。公司可能会选择将DocNAV中原有的数据加载到DocStore中，使过去的文件在新系统中仍然可读，这个过程就是数据迁移（data migration）。无论是数据转移还是数据迁移，其设计和所采用的计算机化软件都须经过验证，并确保转移或转换后的数据的可靠性。

总之，ALCOA的“O” 是为了确保数据本身的时效性， 即数据本身一旦被记录下来就必须随时间的推移持久可读，并保持一致。所以可将它翻译为“数据原始一致”。 这个翻译同样表明Original的两个纬度：即“数据”本身和对数据本身时效性要求“原始一致”。

请继续关注数据可靠性（Data Integrity）的ALCOA原则之五—最后的“A”。
参考文献：
1. 美国FDA发布的《Data Integrity(DI)和CGMP合规行业指南》

http://www.fda.gov/downloads/drugs/guidancecomplianceregulatoryinformation/guidances/ucm495891.pdf

2. WHO发布的《Guidance on good data and record management practices》
http://www.who.int/medicines/publications/pharmprep/WHO_TRS_996_annex05.pdf?ua=1

3. 英国药监局2016年7月发布的《MHRA GxP Data Integrity Definitions and Guidance for Industry》

https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/538871/MHRA_GxP_data_integrity_consultation.pdf