在安监的源头安全管理工作，支队各大队的安监民警往往会划片管理，明确每个民警所管理的企业，实行的也是民警对企业的源头管理负责制。而为了便于管理，辖区企业备案资料均由管片民警各自保管，并且大多为纸质档案。在保管方面，纸质的档案随着时间的增加和阅读次数的增加会受到不同程度的损坏，字迹也会越来越老化，难以长时间保存，因为保管不善或工作交接不完整，也极有可能会使珍贵的档案材料毁于一旦，从而造成管理工作的断档，甚至导致整个管理链条出现漏洞形成管理工作的缺位。 <p class="ql-block"> 为了优化档案管理工作，经开大队安监中队从弥补目前档案管理中存在的缺陷出发，将原本管片民警各自保管的所有档案收归中队指定专人统一管理，并在原有的纸质档案基础上制作了电子档案。为进一步加强档案管理的系统性，经开大队安监中队还明确制定了档案管理的规范流程，从档案收集、整理、编目、查阅、归档和维护 “六个环节”对档案管理工作进行了流程再造：</p><p class="ql-block"> 1、档案收集与整理。中队建立专用档案管理室，并安排专人负责，把分散在各个部门及管片民警手中的档案收集实行统一保管，并对企业各类档案进行系统、科学、规范有序的整理同时建立台账，将档案分类管理，有效的保障了档案查阅的便利性。</p><p class="ql-block"> 2、档案编目和查阅。为了解决档案的凌乱状态与系统查找的矛盾，管理员把收集来的零散的不系统的档案进行分类组合、排列和编目，实施一企业一档案，分别进行编号，有序摆放至档案架，并针对档案卷内机动车、驾驶员目录分类存放，造册登记，同时将纸质的档案信息输入电脑，将纸质档案转换为电脑可识别的数据，再搭配“档案管理系统”使用，当需要查阅纸质档案时先通过计算机登记检索，查找档案编号，准确抽取，并对所有抽取调阅的档案内容逐一登记，确保档案在抽取查阅时不发生丢失损毁。</p><p class="ql-block"> 3、档案归档与维护。为了有效长期保存档案，中队针对查阅后归档进行统一标准，要求在查阅档案后及时归档，并将归档时的档案资料与归档时间登记记录，确保档案完整性。最后定期检查档案室，对档案架进行清理，规整，将长期对于文件中存在的疏漏或损毁等情况，档案管理负责人需要了解文件来源处，获取正确内容并对文件进行修补增删，另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存，保持档案资料柜的整洁明了。以此提高档案管理、使用效率。</p> <p class="ql-block"> </p> 另外从实践操作来看，电子档案的试行，对于纸质档案的统一管理也形成了良好的补充作用。一是纸质档案一般只有一份或者几份，数量少，对于文件的传输是非常不利的。而电子文件可以打破时空限制和数量限制随时调取和共享。二是电子档案一次下载可以进行多次打印、下载和传输，弥补了纸质档案再复印时可能的信息缺失。三是电子档案信息更加规整。电子档案的录入相对于纸质档案来说速度比较快，字迹工整，出错后方便修正。 经开大队档案管理工作的新尝试，扭转了经开大队安监业务档案管理松散、保管时间不长、查阅困难以及容易丢失的被动局面。增加电子档案的使用很大程度上减少纸质档案的使用，保护环境。通过以上档案的规范管理，经开大队安监中队对档案管理工作到了“底子清、情况明”，提高了档案工作的时效性，累积了丰富的工作经验，为大队的各项工作良性开展也奠定了坚实基础。