秘书工作程序——如何安排上司外出约会

四川联通办公室战略人才项目组

为上司安排约会是秘书工作中的一项常规性工作。约会工作事关上司工作效率，事关单位形象，秘书应认真对待，做好相关工作。那么，怎样为上司安排好约会呢？

安排好上司的约会，一般应遵循以下步骤：

一、适当“过滤”

如果上司有约必赴，必然不堪重负。因此，秘书应适当“过滤”，让上司有足够的时间赴重要而必要的约会。一般而言，上司提出安排的约会，秘书无需过滤，应该直接安排。要求约见上司的，重要而紧急的，安排在最近的时间；重要或紧急的，酌情稍缓安排；不重要也不紧急的，可以安排在上司工作的间隙，或者取消约见。

二、安排约会时间

约会应安排在合适的时间。一般而言，周一上午或周五下午不安排约会；节假日前后不安排约会；周末、假日或对方休息日不安排约会；上司外出返回的当天不安排约会；刚刚上班的前半个小时和临近下班的最后半个小时，不安排约会。

三、制定约会日程表

“过滤”之后需要安排的约见，应使用约会日程表，把约会的时间、地点、对象、参加人员等重点要素一一标明，并送呈领导确认。做好的约会日程安排表应交给上司一份，秘书自己留一份；有关科室和司机各一份，不过，他们只应获得日程安排表中与各自工作相关的部分，以免因工作人员不慎泄密而给单位带来不必要的损失。

四、做好提醒

约会安排好之后，秘书应适时提醒上司、对方及有关人员，同时做好上司约会前的相关准备工作，比如约会需要的文件等。提醒不能仅限于口头，最好把第二天的约会做成约会提醒卡，给上司、司机各一份，自己再留一份。也可以请相关人员在手机上做备忘录，适时提醒。
如果约会不在本单位，在上司离开办公室之前，应打电话跟对方再次确认，并确认上司到达之后的相关事务，比如到达的具体地点、接待人员的姓名、职务和联系方式等。特别重要的约会，接近约会时间前，一般是提前一天，秘书应与对方再联系，确保约会顺利进行。联系安排约会时，应向对方说明约会的内容、时间是得到上司同意的。

五、巧妙处理变化

约会一旦确定，不到万不得已，不应该轻易变更。如果有时出现了无法预料的情况，必须变更，尤其是因为本单位的原因而变更约会，一定要巧妙处理。一是尽快通知对方，以免影响对方工作；二是委婉地说明原因，请求对方谅解；三是诚恳致歉。


注：本文来源为《秘书》杂志过刊