闭眼看天的美篇

闭眼看天

　　《向上汇报》本书第三部分内容

学习了中层管理者在汇报中常常遇见的几大致命挑战，了解应对这些挑战的方法、建议。

今天学习如何做好汇报内容。在这一部分的学习中将了解，如何准备有吸引力的内容，如何提高会议推动能力，以及一些高效汇报的小技巧。

1、汇报成功的关键

我们知道做好一场汇报要做哪些工作吗？汇报成功的关键因素是：内容+会议推动力+倾听+即兴创作，这几个方面缺一不可。但是在职场中，往往我们只关注内容的准备，但是高管们更关心的是我们的会议推动能力，以及在汇报中的互动和交流。具体如何做才能增加汇报的成功概率呢？

首先，汇报前做好大量功课，这些功课包括，制定高管们关注的汇报内容，并且确保这些内容已足够详尽，已经和未来计划的执行者充分沟通。这些功课还包括分析我们的汇报对象，来参加会议都有哪些高层？他们分别想获得哪些信息？他们喜欢什么样的信息汇报方式？有谁可能支持我们的计划？谁可能是反对的？如果我们能在走进会议室前了解到这些，比如，了解最高决策者正在为财务赤字忧心，那么在汇报内容中，适当加入精算成本，将增加我们汇报得到认可的机会。

其次，除了内容准备外，想要在高层管理会议上成功完成汇报，需要精通3个技能：会议推动技能、倾听技能、即兴创作技能。

第一个技能，会议推动技能。它指的是我们需要从汇报模式，转换成决策处理模式，也就是说汇报的重点不在于我们说什么，而在于怎么说。在汇报过程中发生突发情况，如第二部分中列举的几大挑战，致使会议无法正常进行，那么我们就需要启动决策处理模式。

比如，在会议上，遇到某个领导如陈总，分心的情况，我们可以这么说：“陈总，对于这个问题您怎么看呢？”用提问的方式把领导的注意力拉回来，让他继续跟着我们的汇报思路思考；如果遇到决策者起身离开的情况，我们可以这样询问：“陈总，我是要继续向其他领导汇报，让他们做最后决策就好，还是要暂停一下，等您回来呢？”这样礼貌地询问对方的建议，可以避免发生汇报事项无人决策的尴尬情况。所以对于会议推动技巧来说，我们对会议室的突发情况掌控能力，对话题转变的感知能力是最重要的。

第二个技能，倾听技能。这意味着，要忘记我们汇报者的身份，加入高管们的对话中，积极倾听高管们的观点、问题和建议，这是成功推动会议深入发展的关键。如何做到积极倾听呢？一位著名心理学家认为，积极倾听的目标是“完全彻底、饱含同情心地进入他人的心理世界”。应用到会议中，如果汇报者能理解高管们的担忧，站在他们的位置和角度看待问题，那么他们会更加信任我们，这将增加我们在汇报的项目计划，获得审批的可能性。

比如，如果我是一名行政主管，正在汇报申请一笔用来组织员工活动的经费。而人力资源总监却说，今年已经有一项吸引高级人才的计划，已经增加了不少费用。此时，我应该认真倾听领导的意见，并理解他正担忧这个板块的预算不够用的问题。然后表达自己已经对这个问题有足够考虑，自己计划的这个项目避开了花销大的活动，另外这个项目可以改变，现在公司各部门交流不够顺畅，员工关系不够融洽的现状，如果执行，将改善部门的沟通协作问题，还能间接提高员工的工作积极性。相信接下来我的汇报会顺利很多。

第三个技能，即兴创作技能。它指的是当会议出现突发情况，并使会议无法顺利进展时，如话题转变，那么我们就需要即兴创作的帮助了。从生理学上解释，在即兴创作期间，大脑前额皮质，也就是负责解决问题，和保持自我意识的部分基本关闭，而大脑与创作力有关的部位则被激活。应用到会议中可以这么理解，当话题转变发生时，我们那些汇报的幻灯片、汇报的节奏可以统统丢掉，接下来能做的就是接受这一变化，加入他们的对话中，跟随高管们碰撞出新的观点、想法和建议。

比如，我们正在汇报申请开发一款新产品的费用，但是高管们突然非常想知道，这是一款怎样的产品，并且不断有各种天马行空的，有创新概念的想法冒出了，甚至还有几个不错的名字建议。所以，此时我们可以暂时忘记费用申请，并加入他们的讨论中，等时机适当再引导他们回到费用的话题上来。

总之，一场成功的汇报需要做好充足的汇报准备，并且掌握一些必要的汇报技巧，如果我们想做得更好，找到一位能指点自己的教练，并与我们在汇报前进行一场彩排，与项目发起人密切配合，无疑会大大增加汇报的成功概率。

2、快速进入主题

如果我们已经了解汇报，做好充足的汇报准备工作，并且也掌握了一些汇报的技能，那么，我们需要进一步了解的是，如何展现汇报内容，如何打造成功的汇报，这需要策略的指引，下面我们了解这些策略。

首先，是汇报的结构策略。它包括一个开场，一两个要点和收尾三个部分。

第一部分开场，好的开场要直奔主题。在开场时还要确认会议主题和时间，简单介绍为什么召集大家开会，需要讨论的议题是什么，以及会议要占用多长时间。

第二部分议题要点，这部分是汇报的核心，需要迅速进入主题，并且需要有确凿的数据支撑，千万不能以讲故事方式作为论据。另外，高管们经常关注的七大问题分别是，如何留住消费者，如何高效地工作，如何增加市场份额，如何增加利润，如何降低成本，如何降低风险，如何缩短产品上市时间。如果我们准备的议题要点与这些问题有关联，那就能成功吸引他们的注意力。

第三部分汇报结尾，好的结尾是对议题要点和讨论内容进行总结，然后复述核心要点，重申议题价值。最后也是最重要的是，明确下一步怎么去做，并且做一个后续的跟进计划。

我们拿申请开发一款新产品来做例子，了解一下上述方法，具体如何操作。第一部分是开场，开场时可以直接表明，今天的主题是确定是否要开发一款口红新品，此外，还要讨论费用要如何审批，然后告诉大家汇报预计要1个小时完成。

第二部分，我们要用两个要点作为汇报依据，第1个要点：根据权威的调研数据表明，今年流行吃土色，上一个季度已经有30%的公司，推出了吃土色的衣服。因此，必须抓住这个流行趋势，打造一款吃土色新品。第2个要点：如果开发这款新口红，预计将投入多少费用，将带回多少销售回报，然后列举前年一款类似的产品数据作为依据。

结尾部分，可以重申一下，启动这款口红新品计划的必要性，和这款口红对公司销售数据的贡献，然后简单说一下，项目启动后的执行计划。经过上述步骤，一个简明扼要地汇报结构就完成了。在职场中，这个汇报结构可以应付很多汇报工作。

除了掌握汇报的结构策略，还必须建立合作意识。首先明确高层汇报不是我们联络感情的地方。我们与高管是合作的关系，应该认识到在会议中，汇报不是主要的，让高管们高度参与合作，充分讨论才是重点。

还是拿上面例子说明，当我们结束演讲后，引导高管们参与话题讨论非常重要，因为领导们讨论得越充分越深入，就证明领导对我们的项目越了解，越感兴趣，这样获得审批的可能性也越大。

3、确定汇报风格

学会了，如何展现汇报内容。接下来，我们需要关注的是，怎样做才能拥有一个良好的汇报风格。首先保证我们的汇报内容足够有吸引力，议题本身具有价值。因为高管们最不能忍受的是，糟糕的汇报内容。如果我们做到了点，就要考虑如何确定我们的汇报风格。

确定汇报风格，可以从肢体语言和视觉辅助工具两方面入手。

可利用的肢体语言，包括眼神交流、面部表情、恰当停顿、阴阳顿挫的语调、正确的手势、身体移动、正确的站姿。

大多数情况下，在会议上传达信息时，建议要直视高层的眼睛，通过眼神交流，传递我们对观点的自信，这样可以更好地吸引听众的注意力。但是也要注意，在有些商业文化中，眼神接触可能是无礼、挑战的信号，也有些文化如日本，高层领导更愿意，闭着眼倾听汇报者的内容，表示信任和认真倾听。

在高层会议中，我们同样不能忽视面部表情，恰当、适度而得体地使用我们的面部表情，表达对议题的热情、激情，将能提升汇报的影响力。例如，在汇报上一季度的销售业绩时，可以全程昂首挺胸、高高扬起下巴，讲到好消息微笑一下，谈到严重的问题可以稍微皱眉等。同时利用阴阳顿挫的声调，配合生动的面部表情，让我们的业绩汇报更具有感染力，这样不仅可以吸引高管注意力，还能增加可信度和说服力。

另外，在肢体语言中，利用正确的手势、站姿和适时移动，同样可以增加汇报者的可信度和说服力。最好的手势是使用单边手势，即“一只手进行手势动作，而另外一只手，则放在体侧或者口袋里休息”。这时另外一只手放在口袋里，不仅不会看上去太随意，反而可以留给他人自信又轻松的印象。此外，让人感觉自信又轻松的另一个做法，是随着汇报内容的展开而自然地移动，切忌不可太频繁，也不可站着像雕塑一样一动不动，那样会暴露我们的紧张不安。而一个正确的站姿又是怎样的呢？ “应该像运动员那样，坚实稳健：双足分开与臀同宽，牢牢地站在地板上。”

在汇报过程中，遇到关键问题，我们想听听高管们的看法，与高管进行沟通交流，可以利用恰当的停顿，停顿时间不能太短也不能太长，一般3到4秒即可。

除了掌握利用肢体语言，提升汇报风格的一些技巧外，我们还可以利用好视觉工具如幻灯片，来给自己的汇报加分。但高管们普遍不喜欢幻灯片华而不实，幻灯片最好简洁明了，重点突出。此外，我们如果太依赖幻灯片，就会把精力集中在汇报内容上，而不是在讨论上，过多的幻灯片还会浪费会议时间，浪费高管们宝贵的时间。正确的做法是：严格遵守“10/30法则”，即如果会议时长为30分钟，那么你的汇报内容只有10分钟，如果用PPT呈现，那么3张PPT就足够了，最好能丢掉幻灯片也能正常汇报。

最后是关于演示幻灯片的小提示：请站在屏幕边而不是窝在电脑前，让我们看起来更投入；使用翻页笔控制幻灯片切换，以方便身体能自由移动；用电脑双屏功能，以便能随时看备注，让我们的汇报更精准。

比如上面提到的例子，我们正在汇报上一季度的销售业绩，请不要坐在电脑前汇报，而是站在屏幕的旁边，并且用翻页笔控制幻灯片切换，这样可以适当移动身体，避免太僵硬。如果记不住销售数据，可以用电脑的双屏功能，并不时看下备注。这些演示小技巧，可以让我们看起来更加从容自信，汇报的内容更精准。

总之，汇报的核心是开门见山，向高管们讲清楚目标是什么，再讲清楚为什么我们的议题是重要的，加以数据做支撑，最后制定后续计划，并做出承诺，那么我们就是超越99%的优秀汇报者。

4、知识要点

简单的总结一下。了解了汇报成功的关键因素是：内容+会议推动力+倾听+即兴创作；也就是说，一次成功的汇报，核心是开门见山向高管们讲清楚目标是什么，再讲清楚为什么我们的议题是重要的，并加以数据做支撑，最后制定后续计划，并做出承诺。另外，确定汇报风格，将增加汇报成功的几率，通过肢体动作如眼神交流、面部表情、恰当停顿、阴阳顿挫的语调、正确的手势、身体移动、正确的站姿等提升汇报风格。幻灯片也是提升汇报风格的重要工具，但是恰当利用并不是滥用幻灯片。

《向上汇报》这本书的第三部分内容就到这里 明天见！

关键词：汇报成功的关键、汇报内容、汇报结构、汇报策略、汇报风格