员工差旅自助服务系统正式上线啦!

陈茜

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        员工差旅系统是集出差申请、商旅预订、费用报销、预算管理等于一体的差旅线上全流程管理及操作平台。按照总行时间安排，我行员工差旅自助服务系统将于8月19日正式上线。
        一、系统上线后员工出差（含培训）将有四大变化：1、统一并优化差旅流程，实现出差前线上申请、审批；2、差旅预算和标准自动管控，防止费用超支超标；3、机票、酒店统一结算，实现拎包入住、交卡离店，员工不垫款；4、报销环节接口自动入账，财务处理更为便捷。
        二、上线时间点报销事项衔接：上线前已完成出差行程但尚未报销的员工和正在出差（培训）的员工，在差旅系统中无需进行出差申请和商旅预订流程，在完成差旅行程后，直接从我要报销——报销申请——新建报销单中操作，提交审批，经财务部门审核环节后提交“差旅费报销单”、“出差审批单”、“出差一览表”等资料进行报销；对于计划8月19日后出差的，原则安排在上线后进行差旅事项申请、审批以及商旅预订。如在流程操作中有任何问题,请及时与财务会计部联系。
        三、差旅系统上线后员工需注意事项：1、线上统一结算的机票酒店费用由省行办公室统一报销。未统一结算的差旅费用通过差旅系统打印相关报销单据，按照现行报销模式传递票据。故线上预订统一结算的机票行程单、酒店住宿发票不需员工打印，由供应商与省行统一对账。线下预订仍需自行打印行程单、住宿费发票。2、线上预订的酒店，请于离店在“我的订单”中确认离店，否则无法报销。3、行内培训、会议差旅目前不允许选择“住宿”，后期省行会进行优化。4、即使出差为派车前往目的地未产生交通费，也需在系统中录入行程信息。5、线上差旅行为出差前完成财、事权审批，出差结束后直接生成报销单并提交报销的处理流程。若中途行程发生变动，根据需要将会触发二次审批流程。6、系统暂不支持线上预订火车票。
        四、支行差旅系统联系人：财务会计部冯丹、陈茜，联系电话[phone]。
        五、线上申请的基本流程 
        六、系统操作
        1、系统登录
        1.1办公PC机系统登录（http://ifs.ccb.com）输入新一代员工渠道登录名和密码，点击<登录>按钮进入系统主界面。
        1.2建行员工APP登录后，点击“员工差旅”，进入系统主界面。
        2、我的出差
        2.1出差申请(本人或申请人代)
        2.1.1进入路径：我要出差-出差申请

注：出发时间、返回时间、出差性质、出差事由、培训班名称、往返次数等为必填项；当选择“其他”、“汽车”、“轮船”交通工具时，需要手工输入交通预算金额。

        2.1.2出差申请信息说明
        2.1.3点击<新增>按钮，系统显示可输入的“行程列表”栏位，输入出差行程信息，行程信息项说明见下表：         （1）依次选择“出差人”、“出发地”、“目的地”等，如下图：         系统支持常用出差人、其他出差人、模糊查询等方式，可一次选择多人。选择完成后，点击“确定”按钮，系统关闭窗口，返回原界面。
        （2）出发地、目的地：可模糊查询、按省、市、区、县查找、也可以直接在常用城市中选择，常用城市需要手工添加和删除，点击+，进入添加常用城市界面，如下图;
        （3）交通类型：点击下拉按钮选择，可选择 “飞机”、“火车”、“汽车“轮船””、“派车”、“其他”交通类型，如下图：         （4）交通类型选择“汽车“、“轮船”、”“其他”时，系统弹出窗口需手工输入交通预算金额，如下图：         （5）是否住宿：点击下拉按钮选择，按照是否住宿酒店选择“是”或“否，点击红色“？”可查看释义，如下图：         如选择为“是”，该申请的总预算包含酒店住宿预算，表示有住宿且需报销住宿费；如选择为“否”，则不生成酒店住宿预算，表示无住宿，或有住宿但无需报销住宿费。只在目的地为住宿地的那条行程选择“是”，其余行程应选择“否”。行内培训、会议差旅目前不允许选择住宿。当出发日期与返回时间不是同一天不产生住宿费、出发地和目的地当日往返的产生住宿费均需填写理由。
        2.1.4所有申请信息输入完毕后，点击“保存”按钮，系统保存所有已录入信息，生成出差申请单编号，同时自动生成总预算，申请单状态为“待提交”，如下图：
        2.1.5保存后，点击“提交”按钮后，出现“审批”界面，选择审批人后点击“确定”按钮，系统提示“提交成功”信息，申请单状态由“待提交”更新为“待审批”，系统返回主菜单界面，申请单传至审批人待办事项中。         2.1.6.当出差人分属不同责任中心，在选择本次出差申请的费用承担中心后，点击“提交”按钮，系统弹出提示是否确认该费用承担中心，点击确定按钮后进入审批界面，如下图：         2.1.7.当前处理人可点击打开申请单，点击左下方审批流程的向下延伸箭头，可查看该申请单工作流程，如下图：         2.2我的申请
        “我的申请”可以查看所有状态下的申请单（已删除的除外）。
        2.2.1.点击<我的申请>菜单，进入申请查询界面，系统显        示申请人所有的申请单列表信息，如下图：
        2.2.2点击“出差申请编号”，系统弹出出差申请单明细信息，如下图：         点击“修改”按钮，系统跳转出差申请界面，可对申请单进行修改，如下图：         点击审批流程下拉箭头，可看到申请单历史流程和当前环节，将鼠标移至右下方“处理人”处，会显示当前处理人姓名及机构：         修改后，点击“提交”按钮，系统跳转下一环节界面。系统可以修改状态为“待提交”、“待预订”、“审批退回”的出差申请单。
        3、出差审批
        有权审批人可在电脑端、APP端、微信三个渠道进行审批：
        电脑端和APP端审批：有权审批人在待办事项列表中点开需审批的申请单号，查看出差申请信息详情，点击“同意并转发”完成审批；点击“不同意”，申请单退回申请人处，任务名称“填写出差申请”。
        微信审批：在企业号“中国建设银行”-“办公助手”中点开消息提醒，即可查看详细信息并进行审批。建议在企业号的“设置”中打开“接收应用消息”，以确保能够收到微信审批通知。
        3.1部门审批人审批（事权）
        事权审批人进入系统，系统自动跳转待办事项界面，在待办事项列表中显示待审批的出差申请事项，如下图：
        审批人点击申请单号，系统弹出“出差申请审批”界面，显示出差申请详细信息，当审批人仅有事权时，界面按钮仅有“同意并转发”及“不同意” 按钮，需将申请单转发至财权审批人。
        3.2财权审批人审批
        财权审批人进入系统，系统自动跳转待办事项界面，在待办事项列表中显示待审批的出差申请事项。财权审批人界面有“同意并结束”、“同意并转发”、“不同意”，财权审批人“同意并转发”时，只能转给同样具有财权的审批人。
        审批结束，待预订：
        财权审批人不同意的，填入“审批意见”后，点击“不同意”按钮，申请单退回至出差申请人，申请单状态由“待审批”变更为“审批退回”。
        出发日之前没有完成已审批流程的申请单，即一次审批都没有完成的，从没有达到过已审批状态的申请单，过了出发日系统将会自动作废。
        3.3二次审批
        二次审批：指申请单、报销单已经过事权、财权审批同意后，又因时间、行程、人员、交通工具等事宜变更导致超事项、超预算需要再次事权、财权审批的情形。
        4、商旅预订
        4.1申请单先审批后预订流程
        4.1.1操作路径：【登录差旅系统】→【我要预订】→【出差预订】，按申请单号从后往前默认展示申请人或出差人可进行商旅预订的所有行程。
        4.1.2预订流程：勾选申请审批状态为待预订、部分预订的行程（多人同一行程的，可按出差人分别勾选预订，也可同时勾选一起预订），点击“交通预订”，根据行程对应的交通工具，进入飞机票或火车票预订界面，预订成功后订单状态为“出票成功”；点击“酒店预订”，进入酒店预订界面，预订成功后订单状态为“预订成功”。供应商将预订信息短信发送申请人和出差人。
        4.1.3预算的控制：商旅预订时按照每个人的维度控制预算，即用剩余预算和预订的价格比对计算是否超预算。
        4.2申请单先预订，再审批，自动下单流程
        4.2.1操作路径一：【登录差旅系统】→【我要出差】→【出差申请】。预订流程：填写申请单信息→勾选行程→点击“交通预订”或“酒店预订”→订单状态为“预下单”→申请单提交审批人。
        4.2.2操作路径二：【登录差旅系统】→【我要预订】→【出差预订】
        预订流程：勾选审批状态为待提交的行程，点击“交通预订”，根据行程对应的交通工具，进入飞机票或火车票预订界面。点击“酒店预订”，进入酒店预订界面。预订成功后，订单状态为“预下单”，申请单提交审批人，审批通过后系统自动下单，查询订单状态为“出票成功”、“预订成功”，供应商将预订信息短信发给申请人和出差人。如下单失败，订单状态为“出票失败”“预订失败”。可重新预订，流程同“申请单先审批后预订”。
        5、报销付款
        5.1报销申请填写
        点击左侧菜单栏“我要报销”—“报销申请”，在申请单列表中找到需报销的申请单号，点击右侧的“报销”操作，进入填写报销信息详情的界面。报销单号与申请单号一致，出差性质允许修改，出差人、出差事由、往返地点、出发时间不允许修改。据实录入自行垫付的交通费、住宿费、差旅补贴、其他费用。统一结算的部分无需录入。
        差旅系统支持一笔出差多人收款的模式，员工报销选择收款人时，可以根据需要录入多个收款人，并填写收款金额，保存后提交。系统提示“处理成功，请打印报销单后及时将报销单据提交至审核人员”，说明当前任务环节为“报账员初审”。
        5.2打印报销单据
        申请人点击“我要报销”—“我的报销单”，在报销单列表中勾选需要打印的报销单号，点击右上角“打印报销单”，选择打印“差旅费报销单”、“出差审批单”、“出差一览表”、“情况说明（若有）”、“多人收款明细（若有）”。将原始单据粘贴单等其他报销附件，一并交报账员进行审核。
        只有当报销单提交“报账员初审”，处于“待审核”状态时，才可打印报销单。如果在“审批”环节将报销单提交给报账员，无法打印报销单。
        目前查看报销单的所处的任务环节有三种方式：1、提交报销单时，页面上有显示选择哪个环节的处理人。2、打开报销单，审批流程的“任务名称”及“处理人”。3、待办事项列表的“任务名称”或已办事项列表的“当前环节”。
        5.3财务会计部经费专管员审核
        审核单据与系统信息无误，点击“审核通过”，提交至支行经费专管员审核。审核发现有误，点击“审核不通过”，退给申请人修改，任务名称“填写报销申请”。
        5.4共享中心审核入账付款