九段秘书，不仅仅是提升工作效率的方法，更重要的是个人成长的规划与动力

Daoye

含义

所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任、做流程，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。

示例

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务?什么是结果?

通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。

九段秘书是行政人员必须了解的，举一反三，把每一项工作（尤其是重点工作）按照这个原理去推敲，看看自己哪些还没做到位，久而久之，才能更上一步。

洪小莲在20世纪60年代末期进入“长江实业”未上市时就跟随李嘉诚，任其秘书，后来又任长江实业董事CEO。提起洪小莲想到的便是李嘉诚背后的女人，我们一起来看看洪小莲作为李嘉诚秘书的时候做的九段进阶。

一段秘书

递资料：帮领导端茶递水，发通知，传递资料的简单工作；

二段秘书

递资料：把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周，每天的行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒，特别重要的事项提前一周提醒，并且协助领导做好充分的准备；

三段秘书

审资料：递资料、排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如有错的或者不合流程的就返回去，不往上交；

四段秘书

汇工作：递资料，排行程，做提醒，审资料，并且每周，每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来，及时提交领导；

五段秘书

做分析：递资料，排行程，做提醒，审资料，汇总下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议；

六段秘书

帮汇总：递资料，排行程，做提醒，审资料，汇总下属工作，分析下属工作结果，给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周，本月的工作结果汇总起来，并将下周、下月的工作计划做好初步的安排。

七段秘书

追措施：递资料，排行程，做提醒，审资料，汇总下属工作，分析下属工作结果，给出自己的建议，汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且把领导修改完成的工作计划发给下属，重要事项还要求责任人提交完成目标几计划的行动措施并及时提交给领导；

八段秘书

追结果：递资料，排行程，做提醒，审资料，汇总下属工作，分析下属工作结果，给出自己的建议，汇总领导的工作结果，工作计划的初步安排，下发领导的工作计划，追踪措施，及时汇报，并且把每天，每周，每月行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导；

九段秘书

做流程。把上述过程做成标准化的“秘书”工作流程，交给任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程，把工作结果做到九段。

秘书九段不仅仅是针对这个职务，更重要的是个人成长的规划与动力，每一个岗位晋升都是有九段要求的，那么如果实现自己的九段呢？分三个层次。

第一个层次：个人角色

一段——准确执行：把事情做对，沟通准确，立即行动，快速反应，坚决执行；

二段——结果导向：苦劳之后要有功劳，拿结果出来交换，以结果为导向；

三段——有始有终：主动反馈，有始有终，即时汇报，不断改进；

第二个层次：职务角色

四段——客户价值：做事情有提前规划，站在客户的角度考虑问题，超越期望；

五段——统筹计划：按计划工作，整合资源，合理分工，围绕目标主动安排工作；

六段——示范监督：做示范，做标杆，监督检查，运营管控，激励纠偏，保证结果

第三个层次：价值角色

七段——制度标准：严格落实制度，对完成好的进行奖励，对完成差的进行严格处理；

八段——文化融合：树立并推动核心价值观的成型，做集体记忆，做文化信仰；

九段——流程统筹：把做的过程给予标准化，形成操作流程，并复制对照发招。

要成长，必须有清晰明确的成长标准。因此九段打造就是一个完整的职场进阶版。

——（文章来源于《我要结果》一书）